Môi trường công sở tại Nhật Bản: Lưu ý đặc biệt cho người mới
01/04/2025
Văn hóa làm việc tại Nhật thường gắn liền với thời gian làm việc kéo dài, hệ thống phân cấp nghiêm ngặt và sự coi trọng lễ nghi cùng sự hòa hợp trong tập thể. Điều này có thể là một cú sốc lớn đối với người nước ngoài mới bắt đầu hành trình tại đây. Vì thế, việc chuẩn bị kỹ càng để sẵn sàng cho những trải nghiệm đặc thù là điều vô cùng cần thiết. Nhưng bạn cũng không cần phải quá lo lắng! VietIS Education sẽ hướng dẫn chi tiết, giúp bạn hình dung về môi trường, để sẵn sàng phát triển mạnh mẽ.
Phong cách ứng xử và nghi thức nơi làm việc tại Nhật Bản
Điều đầu tiên quan trọng là hiểu được tầm quan trọng của sự tôn trọng và thứ bậc trong văn hóa làm việc của người Nhật. Hãy chuẩn bị tinh thần cúi chào khi gặp sếp hoặc đồng nghiệp người Nhật như một biểu hiện của sự kính trọng. Độ sâu của cái cúi chào có thể thay đổi tùy theo cấp bậc của người đối diện, nhưng an toàn nhất là cúi khoảng 15 độ trong hầu hết các tình huống.
Việc chào hỏi cũng là điều không thể thiếu: bạn nên chào “Ohayogozaimasu” (chào buổi sáng) khi bước vào văn phòng vào buổi sáng, và “Shitsurei shimasu” (xin phép về) khi rời khỏi nơi làm việc vào cuối ngày.
Bạn cũng cần xưng hô với mọi người bằng họ kèm theo hậu tố “-san”. Ví dụ, nếu đồng nghiệp của bạn tên là Taro Yamada, hãy gọi anh ấy là “Yamada-san.” Thói quen này cũng được áp dụng trong giao tiếp qua email. Hãy luôn chú ý đến giọng điệu và tránh dùng ngôn ngữ quá thân mật, đặc biệt là khi nói chuyện hoặc viết cho cấp trên.
Ngoài ra, việc đúng giờ trong các cuộc họp và lịch hẹn là vô cùng quan trọng – thậm chí bạn nên đến sớm ít nhất 5 phút, lý tưởng là 10 phút. Trong văn hóa làm việc Nhật Bản, sự đúng giờ được đánh giá rất cao. Nếu cuộc họp bắt đầu lúc 15:00, gần như chắc chắn rằng hầu hết nhân viên Nhật đã tham gia đầy đủ vào lúc 14:50.
Cách ứng xử và nghi thức dành cho nhân viên mới
Là một nhân viên mới, bạn được kỳ vọng thể hiện sự khiêm tốn và tinh thần ham học hỏi. Hãy cố gắng đến sớm, về muộn và sẵn sàng nhận thêm nhiệm vụ, ngay cả khi chúng nằm ngoài mô tả công việc của bạn. Việc chủ động như vậy sẽ giúp bạn nhanh chóng giành được sự tôn trọng từ đồng nghiệp.
Đừng bất ngờ nếu bạn được giao những công việc đơn giản hoặc lặp đi lặp lại như một cách để thể hiện sự sẵn sàng đóng góp cho tập thể. Điều này có thể bao gồm pha cà phê, photo tài liệu hoặc dọn dẹp không gian văn phòng. Hãy đón nhận những công việc này với thái độ tích cực, vì đây là cơ hội để bạn thể hiện tinh thần trách nhiệm, cam kết với tập thể và khả năng thích nghi với văn hóa làm việc của người Nhật.
Giao tiếp và kết nối với đồng nghiệp
Việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp là một kỹ năng sống quan trọng. Điều này càng đặc biệt cần thiết trong môi trường làm việc tại Nhật Bản. Việc tạo dựng sự thân thiết với đồng nghiệp sẽ giúp bạn hòa nhập nhanh chóng và suôn sẻ hơn trong vai trò mới.
Hãy chủ động giới thiệu bản thân và thể hiện sự quan tâm chân thành đến công việc cũng như cuộc sống cá nhân của họ. Ghi nhớ những điều mà người khác chia sẻ với bạn. Nếu có dịp đi công tác trong nước hoặc nước ngoài, hãy cân nhắc mang về những món quà lưu niệm nhỏ để tặng các đồng nghiệp thân thiết.
Bên cạnh đó, đừng quá e ngại trước các buổi tụ họp sau giờ làm hay các buổi “nomikai” (tiệc nhậu). Đây là cơ hội tuyệt vời để gắn kết với đồng nghiệp và hiểu thêm về văn hóa Nhật Bản. Ngày nay, bạn sẽ ít bị ép buộc tham gia các hoạt động xã hội không mong muốn, nhưng thỉnh thoảng hãy tận dụng những dịp đó để quan sát cách đồng nghiệp “gỡ bỏ lớp mặt nạ công sở” (tatemae) và thể hiện con người thật của họ (honne).
Cách ăn mặc trong ngày đầu tiên đi làm – Đối với nam giới
Nếu bạn không chắc chắn về quy định trang phục của công ty, tốt nhất là nên chọn phong cách trang trọng để an toàn. Với nam giới, một bộ vest tối màu kết hợp với áo sơ mi trắng, cà vạt đơn giản và giày da được đánh bóng kỹ lưỡng sẽ là lựa chọn an toàn. Hãy đảm bảo vest của bạn vừa vặn, phẳng phiu và cà vạt không có họa tiết hoặc màu sắc quá nổi bật.
Sau khi bạn đã quan sát được cách ăn mặc của đồng nghiệp, bạn có thể điều chỉnh trang phục sao cho phù hợp hơn. Ví dụ, nếu thấy mọi người ăn mặc thoải mái hơn, bạn có thể dần thay áo vest bằng blazer hoặc chọn giày lười lịch sự thay vì giày da công sở truyền thống.
Cách ăn mặc trong ngày đầu tiên đi làm – Đối với nữ giới
Với nữ giới, nên chọn bộ vest váy hoặc quần kết hợp với áo sơ mi/blouse và giày kín mũi đơn giản. Ưu tiên các màu trung tính như đen, xanh navy hoặc xám, và tránh các trang phục quá bó sát hoặc hở hang. Váy nên dài qua gối và trang sức nên tối giản, tinh tế.
Trang điểm cũng nên theo phong cách tự nhiên, tránh makeup quá đậm hoặc màu sắc nổi bật có thể bị xem là thiếu chuyên nghiệp. Nước hoa nếu dùng thì nên nhẹ nhàng, tránh mùi quá nồng.
Khi đã quen với phong cách ăn mặc trong công ty, bạn có thể điều chỉnh dần. Ví dụ, nếu thấy mọi người mặc thoải mái hơn, bạn có thể thay áo vest bằng blazer nhẹ nhàng, hoặc mang giày bệt lịch sự thay cho giày cao gót.
Chuẩn bị phần giới thiệu bản thân
Tại các buổi tiệc chào đón nhân viên mới hoặc trong email chào hỏi, việc phát biểu và tự giới thiệu (jikoushoukai) là điều khá phổ biến. Hãy chuẩn bị một bài giới thiệu ngắn gọn, súc tích bao gồm tên của bạn, kinh nghiệm làm việc trước đây và sự hào hứng khi gia nhập công ty. Bạn cũng có thể chia sẻ một vài chi tiết cá nhân như sở thích hoặc đội bóng đá/bóng chày yêu thích để tạo không khí thân thiện và dễ kết nối với người nghe. Khi phát biểu, hãy nói rõ ràng, giữ ánh mắt giao tiếp với người đối diện để thể hiện sự tự tin và chân thành.
Trao đổi danh thiếp
Việc trao đổi danh thiếp (meishi) là một nghi thức rất quan trọng trong môi trường kinh doanh tại Nhật, và được thực hiện hết sức trang trọng. Hãy luôn trân trọng danh thiếp vì nó đại diện cho người trao. Khi nhận danh thiếp, hãy dùng cả hai tay, đọc qua thông tin trên đó trước khi cất cẩn thận vào hộp đựng danh thiếp hoặc đặt gọn gàng lên bàn trước mặt. Bạn cũng có thể bình luận lịch sự về công ty, chức vụ hoặc tên người đối diện để thể hiện sự quan tâm. Khi trao danh thiếp, hãy cầm bằng cả hai tay, đảm bảo mặt chữ hướng về phía người nhận để họ có thể dễ dàng đọc.
Kết luận
Bằng cách nắm vững những nguyên tắc cơ bản và luôn sẵn sàng học hỏi thêm về phong tục, tập quán của người Nhật, bạn sẽ sớm hòa nhập và thành công trong môi trường làm việc mới. Hãy đón nhận trải nghiệm này với tinh thần cởi mở, giữ sự tò mò tích cực và tận hưởng hành trình đầy phong phú và bổ ích khi làm việc tại Nhật Bản. Ganbatte! (Chúc bạn may mắn!)
Nếu bạn muốn biết thêm nhiều thông tin hữu ích, hãy đăng ký thông tin tại phần liên hệ. Và nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm IT tại Nhật, liên hệ ngay với VietIS Education qua hotline: 0963505030 hoặc email: vietis_edu@vietis.com.vn để được tư vấn. Chúng tôi rất vui được đồng hành và hỗ trợ bạn xây dựng một cuộc sống làm việc thành công tại Nhật!